Le Code de conduite, élément de la refondation de l’entreprise

Publié le 3 juillet 2020

Lorsque Solocal présente son nouveau plan stratégique en février 2018, le nouveau management souhaite faire de la mise en conformité à la loi Sapin II (relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique) une opportunité au service de la promotion d’une nouvelle vision et culture d’entreprise. Mais, comment se conformer rapidement et accompagner ce changement ? Le nouveau management fait un choix innovant : solliciter l’Agence Française Anticorruption (AFA) pour obtenir un appui méthodologique et des conseils pratiques afin de mettre en place son programme de conformité. Dans le même temps, Eric BOUSTOULLER, Directeur Général de Solocal, décide de créer la fonction de Référente Ethique et désigne en octobre 2018 Valérie-Esther PENDA, dans le cadre d’une lettre de mission visant non seulement à préparer la conformité de l’entreprise à la loi Sapin II mais aussi à engager une démarche et une réflexion globale sur l’éthique.  

Valérie-Esther PENDA, Référente Ethique du Groupe, revient sur les étapes-clés de cette élaboration.

Le choix de la transparence

Solliciter le régulateur lorsque l’on est aux prémices de sa conformité à une nouvelle loi, n’est pas chose aisée. Mais fort de nos convictions, nous avons tenu à le faire et nous avons échangé en toute transparence avec l’AFA. Dès le départ, nous avons joué cartes sur table, et leur avons dressé un état des lieux du contexte de transformation que nous vivions : une nouvelle gouvernance (nouveau Conseil d’administration, nouveau Directeur Général, nouveau Comité exécutif), une nouvelle organisation, une nouvelle stratégie… L’AFA nous a alors fait bénéficier de son expertise dans le cadre d’ateliers techniques. Cela a été l’occasion pour nous de recueillir leurs recommandations sur nos démarches en cours, et surtout de tester nos actions de conformité avec les meilleures pratiques du marché et les appliquer.

Nous avons ainsi pu progresser, à la fois dans le déploiement de notre conformité, notre vision de celle-ci mais aussi dans nos processus et notre organisation.

L’Ethique un atout business 

Les échanges avec notre Comité exécutif ont fait émerger la certitude que l’éthique est un réel atout business pour l’entreprise, au même titre que la protection des données personnelles. C’est pourquoi, nous avons placé la pratique éthique des affaires au cœur de notre stratégie d’entreprise et de nos démarches RSE. Il s’agit d’ailleurs de l’un des premiers enjeux extra-financiers de Solocal. Ce positionnement a guidé nos démarches de conformité. Et nous sommes convaincus que c’est avec de bonnes pratiques éthiques, que nous pourrons nous différencier pour accompagner et satisfaire nos clients, utilisateurs, collaborateurs, fournisseurs, partenaires mais également nos actionnaires et investisseurs, qui recherchent des relations d’affaires de confiance, et des contenus et services digitaux fiables et de qualité.

Un Code de conduite, reflet de nos valeurs et principes

Au moment de la rédaction de notre Code de conduite, s’est posée la question de se centrer sur des règles spécifiques à l’anticorruption, de faire une Charte de bonne conduite distincte ou encore de réunir le tout dans un Code unique. Cette dernière approche, plus complète et cohérente pour nous, a été retenue. Il a ensuite fallu que nous nous retrouvions sur des valeurs et des principes éthiques qui ont du sens pour l’entreprise, et qui s’accordent surtout avec les nouvelles ambitions de sa gouvernance. Nous pensions, à tort, que cela devait être figé rapidement. Avec le recul, nous avons compris qu’il fallait s’imprégner de l’histoire de l’entreprise, de ses collaborateurs, de ses métiers, de ses services et de ses parties prenantes. C’est ainsi qu’au même moment où nous mettions en œuvre notre nouvelle culture, nos valeurs d’entreprise (Esprit d’équipe, Proximité, Engagement et Audace) et notre nouvelle mission d’entreprise (dynamiser la vie locale), nous avons défini des principes éthiques forts (Confiance, Respect, Transparence et Intégrité) qui ont guidé la rédaction de notre Code de conduite, qui va au-delà des exigences de la loi Sapin II.

Une concertation commune avec les parties prenantes internes 

Le Code de conduite, à la fois vecteur de transformation de l’entreprise et objet juridique (puisque nous l’avons intégré au règlement intérieur) a fait l’objet de nombreux échanges en interne. Il nous est apparu indispensable de collaborer avec le plus grand nombre (DRH, Direction Juridique, Data Protection Officer, Direction de la Stratégie, des Partenariats et du M&A, Marketing, Direction commerciale, Direction Finance, Comité Exécutif…) afin qu’il corresponde vraiment à Solocal. La tâche n’a pas été simple, en raison de points de vue parfois très différents, et des priorités de chacun, dans un contexte de grande transformation. Fallait-il un Code aux teintes très juridiques ? ou plutôt construit comme un règlement intérieur ? ou encore comme un guide ? C’est cette dernière option qui s’est finalement imposée. L’objectif étant de le rendre accessible à tous, en le jalonnant d’exemples concrets pour rester le plus clair et pédagogue possible.

Un dialogue ouvert avec les représentants du personnel

L’intérêt des représentants des salariés a été fort sur le sujet, et nous n’avons pas manqué de prendre en compte un bon nombre de leurs remarques. Le choix d’un Code qui va au-delà des exigences de la loi Sapin II, a rendu les discussions plus intenses. En effet, celles-ci ne portaient pas spécifiquement sur l’anticorruption mais sur d’autres aspects du contrat social qui lie l’entreprise et ses collaborateurs. L’exercice s’est avéré enrichissant et structurant, et a permis un dialogue en toute transparence. Nous avons ainsi présenté le Code de conduite à chaque CSE (Comité Social Economique) et/ou DUP (délégation unique du personnel) des filiales françaises et européennes du Groupe. C’est un exercice qui prend du temps car il faut s’ajuster aux calendriers de chacun et répondre à toutes les questions pour lever les doutes. Mais il est nécessaire, et je le recommande vivement. L’avis des instances est certes, uniquement consultatif, mais ces séances nous ont permis de dialoguer, de faire passer un message, de faire de la pédagogie, et par notre transparence et notre écoute, de démontrer par l’exemple l’application concrète de nos principes éthiques.

Le retour d’expérience de nos commerciaux

Toujours animés par un besoin de nous enrichir des expériences communes, nous avons profité des séances de sensibilisation aux questions éthiques, auprès de nos nouveaux commerciaux pour avoir leurs feedbacks. Ils sont en première ligne sur le terrain auprès de nos quelques 375.000 clients TPE/PME et grands comptes à réseaux, et doivent incarner nos principes éthiques au quotidien. Echanger avec eux nous a permis de construire notre Code de conduite mais également nos procédures, comme notre Politique cadeaux et invitations. Outre le fait qu’ils sont une population exposée, à former en priorité, il nous est apparu essentiel de les intégrer dans notre processus de conformité. Ces échanges étaient, et sont encore une étape nécessaire que je recommande vraiment.

Une plateforme d’alerte externalisée

Le choix d’une plateforme externalisée complétement détachée des systèmes d’information du groupe n’est pas allé de soi. Pourquoi aller à l’externe lorsque l’on a tout ce qu’il faut ou presque en interne ! Ce sujet a nécessairement suscité des discussions. Nous ne voulions pas que notre dispositif d’alerte soit le maillon faible d’une longue démarche vers la conformité. Soucieux de protéger la confidentialité des données, nous avons dès le départ associé notre Data Protection Officer (DPO) au projet, et étions en mesure de respecter, en interne, les exigences de confidentialité de la loi Sapin II. Mais nous souhaitions aller plus loin. Et soutenu par notre Comité exécutif, nous avons choisi d’externaliser le dispositif, avec un système chiffré de bout en bout, pour rassurer nos collaborateurs. Chaque signalement peut se faire en toute anonymat. Sur ce point, je me souviens de la réflexion d’un membre du Comité exécutif qui m’avait marqué. Il disait en substance que l’identité d’un lanceur d’alerte n’avait aucune importance, seul le contenu signalé comptait pour agir et protéger les biens et les personnes de l’entreprise et son intérêt social. Cela résume bien, il me semble les attentes de la loi et la vision de Solocal.

Ce parcours-marathon vers la conformité à la loi Sapin II, nous a vraiment rappelé que le dialogue en toute transparence et le travail collaboratif sont les clefs pour une conformité efficace. D’une part pour avoir une vision globale des axes d’améliorations et des atouts de l’entreprise. Mais également pour obtenir l’adhésion du plus grand nombre sur le projet d’entreprise.